Kamerové systémy se staly běžnou součástí našeho života a nikoho již nepřekvapí, že pracoviště zaměstnavatelů nezůstala výjimkou. Podobně jako i při jiném způsobu monitorování zaměstnanců se při instalaci a užívání kamerových systémů střetávají zájmy zaměstnavatele na ochraně jeho majetkových práv s očekáváním zaměstnanců na zachování určité míry jejich soukromí. V následujících řádcích se dočtete, jak postupovat při zavedení a provozování kamerového systému na pracovišti.
PŘIMĚŘENOST PŘI PROVOZOVÁNÍ KAMEROVÉHO SYSTÉMU
Zavedení a provozování kamerového systému na pracovišti se řídí několika právními předpisy. Nejobecněji občanský zákoník stanoví, že nikdo nesmí zasáhnout do soukromí jiného, nemá-li k tomu zákonný důvod (§ 86 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, dále jen "NOZ").
Pojem soukromí je nutné chápat v širším smyslu než jen obydlí. V souladu s judikaturou Evropského soudu pro lidská práva jsou zaměstnanci na pracovišti zaměstnavatele oprávněni očekávat určitou míru soukromí, neboť právě tam má většina lidí možnost navazovat osobní vztahy se svým okolím. Právo na respektování soukromého života se tedy vztahuje i na prostory pracoviště zaměstnavatele.
Zaměstnavatel na jedné straně bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele nesmí narušovat soukromí zaměstnance tím, že by ho podrobil otevřenému nebo skrytému sledování kamerovým systémem (§ 316 odst. 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, dále jen "ZP").
Na druhé straně svolení k zásahu do soukromí jiného není třeba, pokud se podobizna nebo zvukový či obrazový záznam pořídí nebo použijí k výkonu nebo ochraně jiných práv nebo právem chráněných zájmů jiných osob (§ 88 odst. 1 NOZ). Pro kamerové systémy platí, že je zaměstnavatel může přiměřeným způsobem použít k ochraně svých majetkových práv (podle § 316 odst. 1 ZP), mezi které patří například kontrola povinnosti zaměstnanců dodržovat zákaz užívat výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele pro svou osobní potřebu a střežit a ochraňovat majetek zaměstnavatele před poškozením, ztrátou, zničením a zneužitím (§ 301 písm. b) a d) ZP).
Střet práva zaměstnavatele na ochranu majetkových práv a práva zaměstnance na soukromí řeší příslušná právní regulace, zejména nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen "nařízení GDPR"), a zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů.
Pravidla o přiměřenosti při provozování kamerového systému se vztahují na všechny kamerové systémy, tedy na tzv. online kamerové záznamy bez pořizování záznamu i na systémy, které kamerový záznam pořizují.
ROZSAH PŮSOBNOSTI NAŘÍZENÍ GDPR
Nařízení GDPR se vztahuje na kamerové systémy, jejichž provoz se dotýká soukromí zaměstnanců nebo jejichž užitím dochází k pořízení záznamů obsahujících osobní údaje zaměstnanců. Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě. Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, např. jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby (čl. 4 odst. 1 nařízení GDPR).
Naopak nařízení GDPR se nevztahuje na kamerové systémy, které jsou konstruovány nebo seřízeny tak, že neshromažďují žádné informace týkající se konkrétních fyzických osob.
Příklad č. 1
Nařízení GDPR se nevztahuje na falešné kamery, které nefungují jako kamery a mají pouze preventivní účel, dále na kamery umístěné ve vysokých výškách, které neumožňují spojit jejich záznam s konkrétní fyzickou osobou nebo parkovací kamera ve služebním vozidle seřízená tak, aby nesnímala registrační značky a kolemjdoucí.
Mimo tyto výjimky mají zaměstnavatelé při zřízení a užívání kamerového systému povinnost průběžně provádět vyhodnocení přiměřenosti zásahů do soukromí zaměstnanců a stavu zpracování a zabezpečení kamerových záznamů, provádět porovnání s požadavky kladenými nařízením GDPR a identifikovat případné rozdíly (mezery), které vyžadují nápravu. Na základě zjištěných mezer je potřeba sestavit seznam kroků (a jejich prioritizaci) pro dosažení souladu s nařízením GDPR.
ZÁKLADNÍ ZÁSADY PRO ZPRACOVÁNÍ KAMEROVÝCH ZÁZNAMŮ
Pravidla pro zpracování kamerových záznamů z pracoviště zaměstnavatele umožňující identifikaci konkrétních zaměstnanců vycházejí ze základních zásad pro zpracování osobních údajů stanovených nařízením GDPR, které se dělí na dva hlavní okruhy:
I. Zpracování kamerových záznamů
- zpracování pouze nezbytného rozsahu a množství kamerových záznamů (čím méně, tím lépe),
- zpracování kamerových záznamů pouze po nezbytnou dobu,
- dostupnost kamerových záznamů pouze nezbytnému rozsahu osob.
II. Zabezpečení kamerových záznamů
- přijetí technických a organizačních opatření a mechanismů k bezpečnému zpracování kamerových záznamů (čím více, tím lépe),
- eliminování nebo minimalizace rizika náhodného nebo protiprávního zničení, ztráty, změny nebo neoprávněného poskytnutí nebo zpřístupnění kamerových záznamů.
PŘÍPUSTNÝ ROZSAH KAMEROVÝCH ZÁZNAMŮ
Kamerové záznamy z pracoviště zaměstnavatele umožňující identifikaci konkrétních zaměstnanců mohou být shromažďovány pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nesmějí být dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný (čl. 5 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR). U těchto záznamů musí být zaměstnavatel navíc schopen doložit legitimní důvod jejich zpracování, kterým mohou být oprávněné zájmy zaměstnavatele či třetí strany nezasahující do rozumně očekávané míry soukromí zaměstnanců (čl. 6 odst. 1 písm. e) nařízení GDPR).
Příklad č. 2
Zaměstnavatel pořizuje kamerový záznam za účelem ochrany majetku zaměstnavatele a jeho zákazníků, a to na základě zákonného důvodu "oprávněné zájmy zaměstnavatele a třetích stran". Zaměstnanci byli o kamerovém systému řádně informováni, monitorovaná místa jsou navíc řádně označena a z pořizování kamerového záznamu jsou vyloučena místa, kde by zaměstnanci mohli monitorování považovat za nepřiměřený zásah do soukromí. V případě sporu se zaměstnancem o plnění jeho pracovních povinností (např. pozdní příchody zaměstnance na pracoviště) není tento záznam legálně použitelný, jelikož by se jednalo o zpracování kamerového záznamu mimo výslovně vyjádřený účel. V daném případě je proto nutné dát přednost jiným důkazním prostředkům (evidence pracovní doby, svědectví nadřízeného zaměstnance atp.).
Mezi legitimní důvody zpracování kamerových záznamů patří rovněž plnění zákonné povinnosti zaměstnavatele (čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení GDPR). Zákonné oprávnění ke zpracování kamerových záznamů pro splnění zákonné povinnosti se týká zaměstnavatelů, na které se vztahuje např. zákon o hazardních hrách, zákon o povinném značení lihu nebo vyhláška o kybernetické bezpečnosti, která provádí zákon o kybernetické bezpečnosti.
V rozporu s nařízením GDPR je naopak zpracovávání kamerových záznamů, u kterých není jasně vyjádřený účel, resp. kamerové záznamy jsou zpracovávány toliko za účelem, že by se někdy v budoucnu mohly hodit. V takovém případě je možné zákonně zpracovávat tyto kamerové záznamy až v okamžiku, kdy jsou skutečně pro konkrétní účel potřeba, nikoliv však "do zásoby".
Kamerové záznamy z pracoviště zaměstnavatele umožňující identifikaci konkrétních zaměstnanců navíc musí být přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány (čl. 5 odst. 1 písm. c) nařízení GDPR).
V případě zpracování dat kamerových systémů z důvodu oprávněných zájmů zaměstnavatele či třetí strany je nutné zkoumat, zda tím zaměstnavatel nezasáhne do rozumně očekávatelné míry soukromí zaměstnance na pracovišti zaměstnavatele.
Příklad č. 3
Zaměstnavatel se rozhodl za účelem ochrany svých majetkových práv nainstalovat a užívat na pracovišti kamerový systém. Jedna z kamer byla instalována do kuchyňky, ve které zaměstnanci tráví přestávku na jídlo a oddech. Tento postup zaměstnavatele není přípustný, jelikož v kuchyňce nejsou věci vyšší hodnoty, které by bylo potřeba chránit. Naopak se jedná o místo, kde se při čerpání přestávky na jídlo a oddech, příp. před pracovní směnou nebo po jejím konci, setkávají zaměstnanci a vedou rozhovory, které mohou mít soukromou povahu nebo jejichž obsahem může být dokonce i přiměřená kritika zaměstnavatele. Z těchto důvodů bude instalace kamerového systému na tomto místě zpravidla shledána jako nepřiměřená, a tudíž v rozporu s příslušnými právními předpisy.
Podobně by se nahlíželo i na kamerový systém instalovaný a užívaný na toaletách, ve sprchách nebo v převlékárnách zaměstnanců.
Naopak jako přiměřené budou zpravidla shledány instalace a užívání kamerového systému ve skladu u zaměstnavatele působícího v oblasti dopravy a logistiky. V takovém skladu se manipuluje se zbožím ve větších objemech, a tudíž zpravidla větší hodnoty, vedle zaměstnanců daného zaměstnavatele do skladu zavážejí zboží i externí dodavatelé, příp. majitelé uskladněného zboží provádějí kontrolu množství a kvality naskladněného zboží atp., a proto je zpravidla naplněn zákonný důvod pro zpracování dat kamerového systému pro oprávněný zájem zaměstnavatele i jeho zákazníků provádět monitorování tohoto prostoru za účelem ochrany uskladněného zboží před nedbalostním nebo úmyslným pochybením.
PŘÍPUSTNÁ DOBA ULOŽENÍ KAMEROVÝCH ZÁZNAMŮ
Kamerové záznamy z pracoviště zaměstnavatele umožňující identifikaci konkrétních zaměstnanců mohou být uloženy pouze po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány (čl. 5 odst. 1 písm. e) nařízení GDPR).
Zaměstnavatelé by měli zpracovávat kamerové záznamy pouze po nezbytně dlouhou dobu (dobu trvání účelu, za kterým jsou zpracovávány). Konkrétní lhůty pro likvidaci nepotřebných kamerových záznamů by měl obsahovat vnitřní předpis zaměstnavatele o zpracování a zabezpečení osobních údajů (příp. příslušná část pracovního řádu) a liší se v individuálních případech s přihlédnutím k účelům zpracování kamerových záznamů. V praxi se doba zpracování obvykle pohybuje v rozsahu 3-7 dní, delší doba je přípustná pouze v nezbytně nutných případech (např. škodní událost řešená s pojišťovnou zaměstnavatele).
ROZŠÍŘENÍ INFORMAČNÍ POVINNOSTI ZAMĚSTNAVATELE
Kamerové záznamy z pracoviště zaměstnavatele umožňující identifikaci konkrétních zaměstnanců musí být ve vztahu k zaměstnancům zpracovávány korektně a zákonným a transparentním způsobem (čl. 5 odst. 1 písm. a) nařízení GDPR).
Toto pravidlo zní dosti vágně, nicméně má zcela konkrétní rozsah. Zaměstnavatel má před nebo nejpozději v okamžiku započetí pořizování kamerového záznamu povinnost poskytnout zaměstnanci své identifikační a kontaktní údaje (příp. kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů, působí-li u zaměstnavatele), účel zpracování kamerových záznamů a právní základ pro jejich zpracování, dobu, po kterou budou kamerové záznamy uloženy,…
