Nejen v souvislosti s aktuální epidemií COVID-19 se objevují otázky, zda je možné v pracovněprávních vztazích používat elektronické dokumenty a elektronické podpisy, případně zda lze dokumenty zasílat prostřednictvím e-mailu či jiného elektronického systému. Na rozdíl od elektronizace v obchodních vztazích je přece jen oblast pracovního práva poněkud specifická a jsou zde určité právní i faktické překážky, se kterými je nutné se nejprve vypořádat. V rámci tohoto textu bychom rádi odpověděli na základní otázky, které se obvykle u zaměstnavatelů objevují při zvažování zavedení elektronizace pracovněprávních dokumentů.
ELEKTRONICKÉ DOKUMENTY A POŽADAVEK PÍSEMNÉ FORMY DANÝ ZÁKONÍKEM PRÁCE
Lze používat elektronické dokumenty v pracovněprávních vztazích? Ano, i v oblasti pracovního práva lze používat elektronické dokumenty. Právní úprava totiž nijak nebrání použití elektronické formy dokumentů a elektronických podpisů v oblasti pracovního práva. Použití elektronické formy je tedy možné za podmínek shodných jako v ostatních oblastech práva, a to dle úpravy příslušných právních předpisů, zejména občanského zákoníku, nařízení eIDAS a prováděcího zákona o službách vytvářejících důvěru v elektronické transakce.
Můžeme se ptát, zda bude splněn požadavek písemné formy vyžadovaný zákoníkem práce. Ano, bude. Základním požadavkem na většinu pracovněprávních dokumentů, zejména pak na pracovní smlouvu, je jejich písemná forma. Písemná forma je samozřejmě naplněna primárně v případě, že dokument je vyhotoven na papíře a vlastnoručně podepsán. Písemná forma se ovšem považuje za zachovanou (splněnou) i v případě, kdy je takový dokument vyhotoven elektronicky a elektronicky podepsán. I elektronická pracovní smlouva (např. obvykle v dokumentu formátu PDF) obsahující elektronické podpisy je tedy řádnou písemnou pracovní smlouvou, která musí být akceptována stejně jako pracovní smlouva na papíře. Soudy a správní orgány nemohou takovou pracovní smlouvu odmítat (např. jako důkaz v řízení) jen pro její elektronickou podobu a vyžadovat její uzavření v papírové podobě.
ELEKTRONICKÝ PODPIS
V rozporu s častým přesvědčením není nutné, aby si zaměstnavatel či zaměstnanci pořizovali speciální certifikáty na certifikovaném nosiči, tj. kvalifikovaný elektronický podpis. V rámci pracovněprávních vztahů (pokud není zaměstnavatelem veřejnoprávní subjekt) je totiž možné použít jako elektronický podpis cokoliv, co má elektronickou podobu, lze to k dokumentu (např. ve formátu PDF) připojit a je to použito k podpisu. V pracovněprávních vztazích je tedy dostačující i tzv. "prostý“ elektronický podpis (oficiálně v právních předpisech označovaný jako "jiný typ elektronického podpisu“). Jak je uvedeno výše, výjimkou v tomto případě jsou pouze zaměstnavatelé ve veřejné sféře, kteří takovou volnost nemají.
Právní předpisy obecně rozeznávají tři typy elektronických podpisů:
- kvalifikovaný elektronický podpis,
- zaručený elektronický podpis,
- jiný typ elektronického podpisu.
Speciální kategorií elektronického podpisu dle českého práva pak je uznávaný elektronický podpis, který zahrnuje veškeré elektronické podpisy založené na kvalifikovaném certifikátu. Tato speciální kategorie je legislativní zkratkou pro podpisy, které lze využít při jednání vůči orgánům veřejné správy (např. při podání žaloby na soud či žádosti správnímu orgánu).
Jednotlivé typy podpisů se od sebe odlišují zejména úrovní záruky, že podpis patří určité osobě, zabezpečením, ale také administrativní a finanční náročností. S kvalifikovaným podpisem se pojí asi největší jistota, pokud jde o pravost podpisu. Vydání kvalifikovaného podpisu probíhá právními předpisy upraveným způsobem, dochází ke kontrole totožnosti žadatele a samotný podpis je pak uložen na kvalifikovaném prostředku, obvykle zabezpečeném tokenu či kartě, která pro své použití požaduje další ověření (zadání hesla). Na druhou stranu je používání kvalifikovaných elektronických podpisů spojeno s vyššími cenovými náklady na jejich pořízení a s vyšší spojenou administrativou. Z našich zkušeností není příliš praktické a ekonomické, aby zaměstnavatel opatřoval kvalifikované elektronické podpisy všem zaměstnancům, aby s nimi mohli podepisovat pracovněprávní dokumenty. Kvalifikované podpisy se tak častěji využívají pouze k podpisu ze strany zaměstnavatele, jelikož oprávněných osob k podpisu za zaměstnavatele bývá jen omezené množství, a tedy v tomto okruhu osob nejsou náklady tak významné (u veřejnoprávních podepisujících je použití kvalifikovaného podpisu ze strany zaměstnavatele dokonce povinné). K podpisu ze strany zaměstnance je pak častěji použit některý z jiných typů elektronického podpisu (viz níže).
Zaručený elektronický podpis má dva podtypy, a to na základě toho, zda je založen na kvalifikovaném certifikátu, nebo tzv. komerčním certifikátu. Kvalifikovaný certifikát podléhá stejným pravidlům pro jeho vydání jako v případě samotného kvalifikovaného podpisu, na rozdíl od něj ale již nemusí být uložen na kvalifikovaném prostředku (může být tedy uložen v počítači), což samozřejmě snižuje úroveň jeho zabezpečení.
Komerční podpisový certifikát si pak může v podstatě vydat kdokoliv a proces jeho vydání (ani uložení) není upraven právními předpisy. Důvěra v takový podpis pak vyplývá z důvěry v jeho vydavatele a jím nastavené procesy kontroly totožnosti a zabezpečení. Tento typ podpisu se (vedle biometrického podpisu) pak používá nejčastěji při elektronizaci pracovněprávních dokumentů k podpisu ze strany zaměstnance. Vydavatelem podpisového certifikátu je obvykle sám zaměstnavatel, který si také nastaví podmínky pro jeho vydání. Obvykle je takový podpisový certifikát uložen v interním systému zaměstnavatele a jeho použití je spojeno s dalším ověřením (např. zadáním hesla). Jelikož má zaměstnavatel celý proces od vydání certifikátu až po jeho použití na konkrétním dokumentu pod kontrolou, je pak (při správně nastavených procesech) v případě sporu schopen prokázat pravost podpisu. Nevýhodou tohoto řešení je pak nutnost zavedení procesů vydávání podpisů a jejich správy, což se vyplatí spíše větším zaměstnavatelům s vlastním IT oddělením.
Obecnou výhodou použití podpisových certifikátů (tj. kvalifikovaného a zaručeného podpisu) je také skutečnost, že podepsaný dokument chrání před změnou – což u prostého elektronického podpisu neplatí.
Jiný typ elektronického podpisu neboli prostý elektronický podpis pak může mít řadu forem. Od potvrzení souhlasu heslem, obyčejného naskenovaného obrázku podpisu vloženého do dokumentu až po tzv. dynamický biometrický podpis. Použije-li zaměstnavatel či zaměstnanec k podpisu dokumentu právě jen např. vložený obrázek svého podpisu, bude se následně pravost takového podpisu prokazovat jen velmi obtížně. V této kategorii lze pro podpis důležitých dokumentů využít snad pouze biometrický podpis. Biometrický podpis je podpis učiněný na speciálním zařízení (tabletu nebo podpisovém padu), které kromě obrázku podpisu zaznamená mnoho dalších parametrů (tlak, rychlost apod.), a tedy umožní, aby byla pravost podpisu zkoumána zpětně znaleckým posudkem obdobným způsobem jako pravost běžného podpisu na papíře.…
