Zejména od propuknutí epidemie covid-19 se zaměstnavatelé ve stále větší míře zajímají o možnost využívat při přípravě pracovněprávní dokumentace elektronické dokumenty, elektronické podpisy a se zaměstnanci elektronicky komunikovat. V obchodní sféře již dnes považujeme elektronickou komunikaci a elektronické uzavírání smluv za relativně běžnou záležitost, pracovní právo ovšem v této oblasti (i díky specifikům právní úpravy) částečně pokulhává.
Rádi bychom proto odpověděli na základní otázky, které se obvykle u zaměstnavatelů objevují při zvažování elektronizace pracovněprávních dokumentů.
Otázka č. 1
Dovoluje zákoník práce elektronické dokumenty?
Nepochybně ano, zákoník práce ani jiné pracovněprávní předpisy žádným způsobem používání elektronických dokumentů a elektronických podpisů nezakazují. Použití elektronické formy dokumentu je v podstatě možné za stejných podmínek jako v ostatních oblastech práva, dle právní úpravy občanského zákoníku, nařízení eIDAS a prováděcího zákona o službách vytvářejících důvěru v elektronické transakce.
Otázka č. 2
Splňuje elektronický dokument požadavek písemné formy dokumentu?
I zde je odpověď ano. Samozřejmě, písemná forma dokumentu je jedním ze základních formálních požadavků na zejména důležité pracovněprávní písemnosti, kterými se zakládají, mění nebo ukončují pracovněprávní vztahy. Písemná forma právního jednání (např. smlouvy) se totiž považuje za zachovanou (splněnou) i v případě, kdy je takový dokument vyhotoven elektronicky a elektronicky podepsán. I elektronická pracovní smlouva (např. obvykle v dokumentu formátu PDF) obsahující elektronické podpisy je tedy řádnou písemnou pracovní smlouvou, která musí být akceptována stejně jako pracovní smlouva na papíře. Soudy ani správní orgány nemohou takovou pracovní smlouvu neakceptovat (třeba jako důkaz v řízení) jen pro její elektronickou podobu a vyžadovat její uzavření v papírové formě.
V poslední době se objevilo několik správních či soudních rozhodnutí, která se touto otázkou zabývala (byť ne v oblasti pracovního práva) a všechna tato rozhodnutí princip zákazu diskriminace elektronické formy dokumenty potvrdila.
Otázka č. 3
Jaký elektronický podpis je možné použít?
Při používání elektronických dokumentů pro realizaci právních jednání v pracovněprávních vztazích (např. podpisu smluv a dohod) je samozřejmě základní otázkou, jaký typ elektronického podpisu můžeme ze strany zaměstnance a zaměstnavatele vlastně použít.
V rozporu s obecným přesvědčením není zcela nutné, aby si zaměstnavatel i zaměstnanci pořizovali speciální podpisové certifikáty na certifikovaném nosiči, které vydává jen omezený okruh certifikovaných poskytovatelů (kvalifikovaný elektronický podpis). V rámci pracovněprávních vztahů (pokud není zaměstnavatelem veřejnoprávní subjekt) je totiž možné použít jako elektronický podpis cokoliv, co má elektronickou podobu, lze to k dokumentu (např. ve formátu PDF) připojit a daná osoba to používá k podepisování. V pracovněprávních vztazích je tedy zcela dostačující i tzv. "prostý" elektronický podpis (oficiálně v právních předpisech označovaný jako "jiný typ elektronického podpisu").
Jediné omezení pak vyplývá z právní úpravy doručování důležitých pracovněprávních písemností prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, kde je vyžadováno použití uznávaného elektronického podpisu obou stran (tj. podpisu založeného na kvalifikovaném certifikátu), tato forma doručení je ale stejně v praxi téměř nepoužitelná (viz níže).
Výběr vhodného typu elektronického podpisu je tak velice komplexní otázkou, jejíž řešení se bude u jednotlivých zaměstnavatelů lišit podle konkrétních podmínek. Při volbě vhodného způsobu elektronického podepisování by měl zaměstnavatel pamatovat také na to, že se jednou může dostat do sporu (třeba se zaměstnancem) o to, kdo vlastně opravdu daný dokument podepsal. V takovém případě bude prokázání této skutečnosti obvykle na zaměstnavateli. Do úvahy je ale nutné také vzít cenu daného řešení, jeho administrativní náročnost a důvěryhodnost.
Výjimkou v tomto případě jsou pouze zaměstnavatelé ve veřejné sféře, kteří takovou volnost nemají, jelikož musí k použití vždy použít kvalifikovaný elektronický podpis.
Otázka č. 5
Jak lze (či nelze) zaměstnanci elektronický dokument doručit?
Dle § 334 ZP musí být dokumenty týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance, důležité písemnosti týkající se odměňování, zejména mzdový/platový výměr a záznam o porušení režimu dočasně práceneschopného pojištěnce doručeny zaměstnanci do vlastních rukou. Dle soudní judikatury do této kategorie spadá také upozornění na možnost výpovědi pro soustavné méně závažné porušování povinností a výzva k odstranění…
